Bạn tài giỏi

Cách trả lời email lịch sự ? 5 bước mà bạn không thể bỏ qua

Gửi email cũng là một trong những kỹ năng cần thiết mà bạn cần học hỏi để trở thành một nhân viên làm việc chuyên nghiệp. Tuy nhiên, hiện nay vẫn có rất nhiều người thiếu đi kỹ năng trả lời email cơ bản. Vậy cách trả lời email lịch sự như thế nào? Bạn tìm hiểu những thông tin trong bài viết bên dưới đây nhé!

Tiêu đề email

Khi email gửi đến hộp thư, tiêu đề email là thông tin đầu tiên mà người nhận nhìn thấy được. Thông qua đó họ biết được nội dung chính của email là gì, và họ quyết định mở mail hay không mở. Chính vì thế, khi viết email, tiêu đề cần trình bày một cách ngắn gọn, súc tích và truyền đạt đầy đủ nội dung chính của email. Không nên viết dài dòng, lan man hay viết thông tin không liên quan cũng là một cách trả lời email lịch sự.

Đặc biệt, khi gửi thư trả lời nhà phỏng vấn, bạn lưu ý trình bày tiêu đề sao cho rõ ràng. Vì thông thường nhà phỏng vấn phải tuyển cả trăm ứng viên và nhận hàng trăm email mỗi ngày. Nếu tiêu đề trình bày không đúng cách, họ sẽ bỏ qua email của bạn, đồng nghĩa bạn sẽ đánh mất cơ hội làm việc ở công ty.

Lời chào trong email

Lời chào là phần bắt đầu trong email. Khi bạn gửi email cho người nào thì bạn chào người đó. Chẳng hạn, đối với những người thân thiết, bạn có thể chào bằng cách: Hi/Xin chào anh/chị/em hoặc Hi + tên riêng + Dấu phẩy. Chắc chắn sẽ có nhiều bạn thắc mắc, tại sao lại sử dụng dấu phẩy mà không phải dấu chấm than. Bởi lẽ, khi dùng dấu chấm than ở cuối câu, một số người nước ngoài cho rằng bạn đang gào thét vào mặt họ. Chính vì thế, bạn sử dụng dấu phẩy là hợp lý nhất.

Đối với những trường hợp khác, bạn phải gửi email cho cấp trên hoặc gửi một email trang trọng, bạn có thể chào: Dear Mr/Mrs/Miss + Tên + dấu phẩy, Kính gửi ông/bà/, Thân gửi anh/chị/bạn…

Nội dung email

Để trả lời email một cách lịch sự, bạn chỉ nên đi thẳng vào vấn đề mà người gửi email đã đề cập cho bạn. Theo đó, bạn nên trình bày email một cách rõ ràng, dễ đọc để người nhận không mất nhiều thời gian đọc và phân tích email của bạn. Email trả lời phải truyền tải đầy đủ nội dung mà người nhận muốn biết, không viết lan man những vấn đề khác. Hơn thế nữa, email cần viết ngắn gọn để người đọc muốn đọc email. Bởi nếu trình bày email quá dài thì họ sẽ lướt qua và bỏ những thông tin quan trọng.

Trình bày email

Bên cạnh nội dung, cách trình bày email cũng là một phần quan trọng không kém. Bạn trình bày sao cho email dễ đọc, người nhận sẽ đọc và không bỏ sót bất kỳ thông tin nào. Theo đó, mỗi phần email bạn hãy để cách nhau một khoảng trống, email sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn.

Hơn nữa, chữ trong email chỉ nên sử dụng cùng 1 font. Màu chữa có thể sử dụng 1 – 2 màu, size cũng có thể trình bày 1 – 2 size nếu như muốn nhấn mạnh thông tin nào đó trong email. Tuyệt đối, không nên lạm dụng màu và size chữ vì email sẽ trở nên rối và không lịch sự.

Cùng với đó, khi trả lời email, bạn không được viết tắt hay sử dụng những từ ngăn trong văn nói. Mà hãy trình bày một cách trang trọng và lịch sự. Chưa hết, bạn không được viết hoa tùy tiện trong email, vì khi đó email của bạn sẽ không được đánh giá cao.

Đính kèm tài liệu

Khi gửi email có đính kèm tài liệu, bạn nên kiểm tra xem bạn đã đính kèm tài liệu hay chưa. Bạn có thể đổi tên file đính kèm sao cho giống với tiêu đề email để người nhận có thể lưu trữ dễ dàng hơn.

Có thể thấy, email là một trong những phương tiện trao đổi thông tin phổ biến giữa mọi người với nhau. Khác hẳn với cách nhắn tin qua điện thoại hay mạng xã hội, khi trình bày email, yêu cầu bạn phải thể hiện một cách trang trọng và lịch sự. Thông qua những chia sẻ trên, bạn đã có thêm kiến thức về cách trả lời email lịch sự. Vậy thì đừng quên áp dụng để thể hiện mình là một người làm việc chuyên nghiệp nhé.